Projekty
Moduł PROJEKTY pozwala na zarządzanie szeroko rozumianymi projektami realizowanymi w firmie.
Czy będzie to:
projekt programistyczny, budowalny z łatwością będziesz miał wgląd w obecną sytuację z możliwością zarządzania pracownikami, pojazdami, mieć kontrolę nad terminarzem i dokumentacją
Na liście ogólnej projektów możesz przeglądać podstawowe dane, filtrować po wybranych parametrach i sprawdzać status. Zostaniesz ostrzeżony jeśli coś jest nie tak w danym projekcie – pracownikowi kończą się uprawnienia, budżet został przekroczony lub zbliża się termin oddania projektu.
Sam decydujesz do jakiego poziomu (lub folderu) będzie miał dostęp dany pracownik. Istnieją dwa poziomy uprawnień:
Jakie informacje możesz przechowywać?
- Nazwa projektu
- Przedmiot (opis)
- Rodzaj projektu
- Miejsce
- Data rozpoczęcia
- Data zakończenia
- Kontrahent
- Osoba odpowiedzialna
- Dowolne "Wizytówki"
- Budżet
- Etapy
- Oddelegowani pracownicy
- Oddelegowani pojazdy
- ...i wiele innych
- I-szy to dostęp ogólny do informacji widocznych na liście
- II-gi to dostęp szczegółowy do bardziej wrażliwych danych oraz do repozytorium.
Do danych podstawowych możesz dodawać dowolną liczbę osób z danymi kontaktowymi. Mogą to być np. dane wspólników, osób odpowiedzialnych u klienta lub podwykonawców.
PRACOWNICY
W zarządzaniu firmą dużą część pracy i dokumentacji stanowi zarządzanie kadrami. Aby wszystkie dokumenty mieć pod ręką (oczywiście wgląd tylko dla osób uprawnionych) stworzyliśmy moduł PRACOWNICY.
Szybko sprawdzisz podstawowe dane pracownika, posortujesz według żądanego kryterium i wygenerujesz przelew zbiorczy wynagrodzeń. Zobaczysz też czy jakieś uprawnienia lub kwalifikacje wygasły lub zbliża się termin wygaśnięcia.
Zawiera szczegółowe dane na temat danego pracownika wraz z posiadanymi uprawnieniami i kwalifikacjami. Zobaczysz też lub edytujesz wszelkie załączniki.
Zgłoszone przez pracownika urlopy możesz dodać do tej sekcji. Na planerze zostaną zawarte dni niedostępne oznaczone jako wolne. Jeśli chcesz, możesz też wygenerować wniosek urlopowy i przekazać go dalej.
Możesz zaplanować prace pracownika poprzez dodawanie do projektów. Dzięki planerowi unikniesz problemów z rozmieszczeniem prac miedzy projektami.
W systemie możesz prowadzić ewidencję godzin pracy poszczególnych pracowników.
POJAZDY
Posiadając choćby kilka samochodów firmowych warto mieć nad nimi kontrolę. Prosty system zarządzania flotą pomoże rozwiązać wiele problemów.
Będziesz miał szybki pogląd swojej floty pojazdów. Dzięki temu sprawdzisz czy wkrótce nie trzeba odnowić badań technicznych, OC, AC czy wykupić pojazd z leasingu.
Wszelkie szczegółowe informacje oraz dołączone dokumenty będziesz zmógł sprawdzić, jeśli tylko masz do tego uprawnienie.
Każdy pojazd dodany do projektu, możesz podpiąć pod pracownika.
Śledź w jakim projekcie pojazd brał udział, do jakiego pracownika był przypisany. Sprawdzaj wpisy np. na temat awarii czy innych zdarzeń.
PLANERY
Oprócz suchych danych wprowadziliśmy miłą dla oka i wyobraźni wizualizację. Wystarczy zerknąć na zakres planera, żeby od razu wiedzieć czy trzeba coś zmienić w projekcie czy wszystko jest w porządku.
Ten planer pokazuje nam wszystkie założone projekty. Możemy zobaczyć jakie projekty prowadzimy obecnie, na jakim są etapie a także możemy zobaczyć co nas czeka w najbliższym czasie i co już jest za nami.
Włączając ten widok, możesz sprawdzić jak w czasie rozdysponowani są pracownicy. Kiedy są przypisani do projektów a kiedy mają wolne.
Jest widokiem szczegółowym PROJEKTÓW. Możesz zobaczyć jak pracownicy są rozmieszczeni w danym projekcie. Zawarte tutaj są też urlopy.
ALERTY
Jedną z najważniejszych funkcji przy prowadzeniu projektów w naszym oprogramowaniu są ostrzeżenia o nieprawidłowościach. Śpij spokojnie, gdy nasz system będzie pilnował terminów za Ciebie.
Choć system stawia na użytkownika i dopuszcza większość akcji, to jednak informuje o możliwych nieprawidłowościach. Oznaczy dokumenty zduplikowane, dokumenty należące do innej firmy, nie rozczytane dane lub możliwe błędy.
Konfigurując system sam będziesz mógł definiować szeroko rozumiane uprawnienia. Czy będą to badania lekarskie, SEP, OC czy uprawnienia na wózki widłowe. Określisz kiedy system ma Ci przypomnieć o konieczności odświeżenia danych uprawnień.
Po dodaniu pracownika lub pojazdu do projektu system będzie pilnował terminów ważności uprawnień, badań itp. W odpowiednim czasie przypomni o obowiązku odświeżenia nieważnych dokumentów.
System nie pozwoli dodać pracownika do projektu jeśli ten zgłosił urlop lub jest już przypisany do innego projektu w tym terminie. Oczywiście w takiej sytuacji pracownika można „odpiąć” po zaakceptowaniu przez osobę uprawnioną.
Przy dopinaniu pracownika zobaczysz w jakich terminach nie jest dostępny i w których projektach uczestniczy, abyś mógł sam zdecydować czy relokacja pracownika jest logistycznie możliwa.
Bilans projektu
Każdą fakturę (jej część lub konkretną pozycję) możesz podpiąć do projektu. Będzie ona odliczona od pozostałego, założonego budżetu.
- Do dokumentu możesz też dodać kategorię kosztu (np. koszty pracownicze), aby później móc sprawdzić jaką część budżetu dana kategoria zajęła.
- Po osiągnięciu danego pułapu budżetu, zostaniesz ostrzeżony. Jeśli chcesz, możesz dodawać też wpisy zamiast konkretnych dokumentów.
Mogą to być np. zaliczki wydawane pracownikom, koszty nieksięgowane lub dowolne inne, które należałoby ująć w bilansie.
Dokumentacja projektu
Dobrze mieć wszystko w jednym miejscu – łącznie z kompletną dokumentacją i archiwum.
Przy konfiguracji oprogramowania (oczywiście później też) możesz utworzyć schematy projektów, w których sam decydujesz jaką dokumentację będziesz przetrzymywał – możesz określić jakie drzewo folderów zostanie automatycznie wygenerowane przy zakładaniu projektu.
Nieaktualne dokumenty możesz przenieść do archiwum, aby nie zaśmiecać aktywnego repozytorium.
Do dokumentacji danego projektu możesz dostać się na dwa sposoby. Albo poprzez repozytorium, albo klikając w odpowiednie pole na podglądzie projektu.
Dowolny dokument wyszukasz bardzo szybko dzięki opisującym go metadanym.
Masz pytania?
Skontaktuj się z nami!