Przejdź do treści
znaczek-IRF.png

Finanse

Moduł FINANSE pozwala na zarządzanie dokumentami firm, takimi jak faktury i wyciągi bankowe. Pozwala też wystawiać faktury standardowe i cykliczne.

Przetwarzaj, puść w obieg i księguj faktury zgodnie z ustaloną procedurą.

Oprogramowanie pozwoli Ci na błyskawiczne rozczytanie najważniejszych danych z dokumentów finansowych, które po zatwierdzeniu szybko zaksięgujesz w dowolnym programie. Bez ręcznego przepisywania, bez zagubionych faktur, bez wyszukiwania w setkach segregatorów.

W systemie możesz tworzyć faktury cykliczne, które będą się wystawiać automatycznie co tydzień, miesiąc lub kwartał. W każdym momencie możesz zobaczyć, kiedy została wystawiona ostatnia faktura i z jaką datą będzie wystawiona następna. Możesz w każdej chwili edytować np. kwotę lub termin płatności.

Co wyczytujemy z dokumentów?*

*Jeśli potrzebujesz dodatkowych danych np. numer zamówienia albo umowy, bez problemu je dopiszemy.

Finanse w IRF 3.0 to:

Wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu poukładane tak jak chceszLista faktur zawiera podstawowe dane dając ogólny ogląd, a po kliknięciu możesz szybko podejrzeć konkretny skan i szczegóły dokumentu. 

W mig wyszukasz dowolny dokument, po dowolnym parametrze: numerze, kontrahencie, dowolnej dacie bądź zakresie, a nawet po pozycji. Szybko znajdziesz wszystkie dokumenty zawierające np. zamówienie kawy do firmy

Oprócz podstawowych dat na fakturze, możesz dodać datę zapłaty za fakturę. Możesz też rozliczyć dokument częściowo. 

Faktury niezapłacone ze zbliżającym się terminem płatności zostaną oznaczone. Takie dokumenty możesz wrzucić na tablicę zadań do wykonania, aby o nich nie zapomnieć.

System sprawdzi w locie czy kontrahent w danym miesiącu jest aktywnym podatnikiem VAT i odpowiednio oznaczy dokumenty na liście.

Choć system stawia na użytkownika i dopuszcza większość akcji, to jednak informuje o możliwych nieprawidłowościach. Oznaczy dokumenty zduplikowane, dokumenty należące do innej firmy, nie rozczytane dane lub możliwe błędy.

Generator faktur

Nasz generator pozwala szybko wystawić fakturę w imieniu firmy głównej lub podrzędnej (np. klienta).  

Możesz tworzyć dowolną ilość wzorów numeracji, ustalając jak ma wyglądać. Program sam nada kolejny numer fakturze dla wybranego wzoru.

Pozycje posiadają pole „rabat” gdzie po wpisaniu upustu procentowo, system nalicza rabat do danego towaru lub usługi. 

Nie musisz za każdym razem wystawiać podobnych faktur od nowa. Po kliknięciu „wystaw podobną” dane z faktury podstawią się do generatora. Oczywiście wszystkie pola możesz edytować

Nawet jeśli nie zdążysz wystawić faktury, zawiesi się przeglądarka lub nastąpi awaria Internetu, szkic faktury zapisze się i po przerwie możesz wrócić do pracy tam, gdzie ostatnio skończyłeś.

Z tego poziomu (lub z listy dokumentów) możesz wysłać fakturę od razu do kontrahenta na jego adres e-mail.

Aby przypomnieć kontrahentowi o opłaceniu faktury, możemy włączyć funkcję miękkiej windykacji.

Do wystawionych w systemie faktur możesz wystawić zaliczki, faktury końcowe, korekty. Istnieje możliwość wystawiania faktur-proform a później – faktur właściwych

Możesz dodać dowolne logo aby faktura była spersonalizowana.

Faktury powtarzalne

W systemie możesz tworzyć faktury powtarzalne, które będą się wystawiać automatycznie co tydzień, miesiąc lub kwartał.

Akcja będzie powtarzana dopóki jej nie anulujesz lub nie ograniczysz ich liczby podając żądaną ilość.

W każdym momencie możesz zobaczyć, kiedy została wystawiona ostatnia faktura i z jaką datą będzie wystawiona następna.
Możesz w każdej chwili edytować np. kwotę lub termin płatności.

Podatki

Pilnuj swoich rozliczeń, informuj o należnych opłatach swoich klientów (dla biur rachunkowych) lub firm podrzędnych. 

Dodaj informację o typie opłaty, jej terminie i kwocie. Możesz też zawrzeć dowolny komentarz. 

Jeśli chcesz możesz dodać blankiet płatności, a Twój klient lub firma może wgrać potwierdzenie zapłaty. 

Użytkownik dla którego dodamy informację o opłacie, otrzyma maila z prośbą o zalogowanie się do systemu i sprawdzenie wpisu. Wszystko zgodnie z RODO.

Kasa

Jeśli prowadzisz w swojej firmie rozliczenia gotówkowe możesz prowadzić je w naszym systemie, aby mieć wszystko   w jednym miejscu. Pod kontrolą. 

Generuj ręczne zapisy z formularza. Każdy dokument możesz pobrać w formacie .pdf. 

Dowolny dokument (fakturę, paragon) możesz rozliczyć w kasie bez ręcznego wpisywania danych. Po wybraniu tej opcji przy dokumencie, automatycznie utworzy się dokument wypłaty z kasy.

Możesz wygenerować w dowolnym czasie dowolny zakres zapisów kasowych, tworząc raport zbiorowy w formacie .csv lub .pdf.

Obieg dokumentów

Obecnie dostępnych na rynku jest wiele rozwiązań do samego obiegu dokumentów. Procesy są jednak tak skomplikowane, że wdrożenie jest bardzo długie i męczące. Czasem wręcz nie udaje się korzystać z możliwości takich systemów.

Aby uniknąć przerostu formy nad treścią, stworzyliśmy bardzo prosty proces obiegu dokumentów. Jest to obieg otwarty. To użytkownik decyduje do kogo i z jakim zadaniem na trawić dokument. 

LISTA MOICH ZADAŃ

Dokumenty oddelegowane trafiają na listę „spraw do załatwienia” w systemie. Będą tam widnieć, dopóki użytkownik nie spełni danego zadania i nie oddeleguje dalej. Przykładowo, użytkownik może oddelegować faktury w celu zatwierdzenia i dalej do kolejnego do płatności. 

HISTORIA OBIEGU

Każda akcja na dokumencie wraz z użytkownikiem, komentarzem, datą i godziną zostanie zapisana. Można więc prześledzić losy konkretnej faktury czy umowy. Jeśli zaistnieje taka potrzeba, historię można pobrać do formatu .pdf i na przykład załączyć do dokumentu. 

Integracje

Nasze oprogramowanie współdziała z wieloma programami księgowymi i ciągle dopisujemy nowe integracje, możesz też pobrać plik CSV faktury rozczytanej. Aktualnie szybko wyeksportujesz zbiorczo faktury do takich programów,* jak:

*Jeśli na liście nie ma Twojego programu księgowego — dopiszemy integrację w cenie.

Przelewy Multicash PLI

Wygeneruj przelew zbiorczy do bankowości Internetowej, abyś nie musiał ręcznie wprowadzać płatności za każdą fakturę osobno. 

Kiedy już faktury zostaną zatwierdzone przez uprawnioną osobę, możesz wysortować faktury pod względem terminu płatności, zaznaczyć odpowiednie i wygenerować plik z płatnościami. 

Podobnie obsługiwana jest lista pracowników – możesz wygenerować zbiorczy przelew za wynagrodzenia.

Obsługujemy tylko banki, które udostępniają taką możliwość.

Wyciągi bankowe

Zasilaj system wyciągami bankowymi w formacie .pdf, w MT940 lub .csv i rozliczaj z fakturami.

Sprawdź czy faktury zostały opłacone: system będzie przeszukiwał bazę nieopłaconych faktur w poszukiwaniu podobieństw. Jeśli znajdzie pasujące faktury do transakcji na wyciągu (kwota, kontrahent, tytuł) wylistuje pozycje i po zaaprobowaniu przez użytkownika oznaczy jako zapłacone. 

Zaksięguj w swoim programie księgowym. Wystarczy, że prowadzisz ręcznie wymagane dodatkowe dane (różne w zależności od programu) i wyeksportujesz wyciągi w formacie MT940.

Kontrahenci

Z łatwością możesz zarządzać bazą swoich kontrahentów. 

Przy wczytywaniu faktur nowi pobierają się automatycznie z GUS, możesz dodać też kontrahenta ręcznie. Do każdego z nich możesz przypisać numer konta bankowego, co pozwoli na dopasowanie w przypadku rozliczania faktur za pomocą wyciągów bankowych. 

Jest to też pierwszy krok do przystosowania się do nowych przepisów dotyczących zgłaszania właściwego numeru rachunku bankowego do rozliczeń.

Analizy finansowe

Niemal każdy potrzebuje wiedzieć w jakiej sytuacji finansowej znajduje się jego firma. Z pomocą tego modułu szybko sprawdzisz jakie wydatki poniosłeś w wybranym okresie i jakie przychody zostały osiągnięte. 

Możesz wygenerować wynik finansowy za wybrany miesiąc na kształt uproszczonej Książki Przychodów i Rozchodów – przychód, wydatki, VAT. 

Dla niektórych programów księgowych możemy stworzyć poglądowy Rachunek Zysków i Strat jeśli zastosujemy w poszczególnych dokumentach szablony. 

Widok przychodu, kosztów i dochodu może zostać zwizualizowany za pomocą wykresu, ukazując wynik firmy za wybrany okres. 

Jeśli chcesz, możesz wybrać drugi okres do porównania, żeby zobaczyć jak kształtowy się wyniki np. za dwa lata obrachunkowe.

Zarządzanie podmiotami

System jest na tyle elastyczny, że można go skonfigurować i dopasować do formy działalności jaką prowadzisz.

Tworząc konta użytkowników, decydujesz jakie uprawnienia im nadasz. Jeśli jest to konto z uprawnieniami SZEF, użytkownik będzie miał wgląd praktycznie do wszystkich ustawień i dokumentów. Niższe konta będą miały niższe uprawnienia i dostęp do poszczególnych modułów. Ty decydujesz też czy będą mieli prawo podglądu lub edycji.

Użytkownik może dodać firm obsługiwaną. W zależności od profilu firmy, mogą to być klienci (np. dla biur rachunkowych), poszczególne spółki, firmy czy oddziały.

Użytkownik firmy obsługiwanej może z kolei dodać swojego użytkownika. Będzie on widział dane i dokumenty (w zależności od uprawnień) tylko swojej firmy. Może to być np. osoba obsługująca faktury w konkretnej firmie, sekretariat itp.

Masz pytania?

Skontaktuj się z nami!