Logowanie i Panel Główny (Tablica)
Po wpisaniu Loginu i Hasła możemy się zalogować.
Pierwszym widokiem po zalogowaniu jest Panel Główny (Tablica), na tym panelu widnieją wszystkie alarmy (powiadomienia), wydelegowane faktury, przypisana korespondencja itd.
Zobacz podgląd z programu
W bloku “Aktualna firma” widzimy nazwę firmy z którą obecnie pracujemy.
Nowe faktury – nowo dodane faktury (nigdy nie przejrzane) oraz faktury delegowane od użytkowników.
Faktury z dziś – ilość faktur wystawionych/wgranych w dniu dzisiejszym.
Zobacz podgląd z programu
Blok “Kończące się umowy” pokazuje niedługo kończące się umowy.
Po najechaniu kursorem na ikonę przy danej umowie, możemy dowiedzieć się ile dni zostało do końca lub ile jest po terminie. O zbliżającym się terminie, w zależności od liczby pozostałych dni powiadamia tez kolor ikonki.
Użytkownik ma możliwość wejścia do karty pracownika przez kliknięcie na wybranego pracownika z listy, użytkownik zostanie przekierowany do Panelu “Kadry i Majątek firmy” > “Pracownicy” na kartę wybranego pracownika.
Zobacz podgląd z programu
“Kończące się kwalifikacje” wskazuje na kończące się kwalifikacje u pracowników.
Użytkownik ma możliwość wejścia w podgląd i edycję danych pracownika przez kliknięcie na wybranego rekordu z listy. Użytkownik zostanie przekierowany do Panelu “Kadry i Majątek firmy” > “Pracownicy” i zostanie wyświetlona karta wybranego pracownika.
Zobacz podgląd z programu
W “Faktury przypisane do Użytkownika” jest podgląd do faktur wydelegowanych do zalogowanego użytkownika od innych użytkowników systemu wraz z ilością; w tym bloku mamy szybki dostęp do konkretnej wydelegowanej faktury na “Liście faktur”, mamy wgląd do faktury skanowanej po lewej stronie, dane rozczytany z faktury – po prawej.
Zobacz podgląd z programu
Fakturę można wydelegować z komentarzem do innego użytkownika lub do samego siebie, zapisując ją na liście zadań jako przypomnienie.
Panel “Finanse” > “Lista faktur” > wybrać fakturę lub zaznaczyć z listy kilka faktur > “Przekaż dokument” przy fakturze pojedynczej lub “Wydeleguj faktury” przy zaznaczaniu z listy > wybrać użytkownika, przypisać komentarz (opcjonalnie).
Zaznaczyć „zdejmij z tablicy” (opcjonalnie – spowoduje usunięcie zapisu z listy na Tablicy)
Przycisk „Pokaż wydelegowane faktury” – po kliknięciu użytkownik zostanie przeniesiony na listę faktur, na którą załadują się wyłącznie faktury aktualnie oraz historycznie przypisane do użytkownika.
Zobacz podgląd z programu
Blok “Przypisana Korespondencja” służy do szybkiego podglądu korespondencji przychodzącej i wychodzącej, opcja Przekazania Korespondencji pojawia się po kliknięciu na pozycję. Przycisk też przekierowuje do strony Korespondencja, gdzie możemy dodać Nową korespondencję przychodzącą czy wychodzącą.
O pojawiających się etapach więcej w rozdziale “Ustawienia” > “Projekty” (sterujemy etapami na podstawie Typ procesu > Korespondencja).
Znajdź Firmę Panel Boczny
Po kliknięciu w “Znajdź Firmę” pokazuje się nazwa aktualnej firmy, na której są wykonywane czynności. Widnieje ona pod pozycjami logo firmy i nazwą użytkownika. Obok wyświetlana jest Lista firm należących do firmy nadrzędnej (np. biuro rachunkowe -> Klienci lub Firma Główna -> oddziały), którymi zarządzamy.
W każdej chwili można przełączyć się na inną firmę, a wszystkie wprowadzone zmiany muszą być wcześniej zapisane.
Wprowadzenie nowej firmy wykonuje się za pomocą przejścia do zakładki Ustawienia>Firmy, a następnie przycisku “Dodaj nową firmę” w prawym, górnym rogu. Proces dodawania firmy został dokładniej omówiony w rozdziale “Ustawienia” >”Firmy”.
Ustawienia
Tu znajdują się wszystkie informacje, dotyczące firmy, użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia może zmieniać dane. Po kliknięciu przycisku “Zapisz dane” pojawi się komunikat z informacją o tym, że dane zostały zmienione.
- Nazwa i NIP > po tych polach można wyszukiwać firmę w panelu bocznym w „Znajdź firmę”.
- Numer BDO > pole opcjonalne jeśli dotyczy danej firmy. Po wprowadzeniu będzie się dodawał do każdej wystawionej w systemie faktury (patrz: Generator faktur)
- Domyślny program księgowy > wybrany i zapisany program księgowy będzie później automatycznie wybierany przy akcjach księgowych (import i export danych). W przypadku wybrania programu Optima dodatkowo pojawia się pole „kod komunikacji”, który musi być zgodny z wprowadzonym w Optimie. Domyślny kod komunikacji do Optimy w IRF to „K9”
- Konto bankowe > można dodawać wiele kont. Każde dodane pojawia się na dole w liście. Konta są wykorzystywane przy wystawianiu faktur (Patrz: Generator faktur) oraz w przelewach zbiorczych (Patrz: Multicash PLI)
- Data wpływu jako > dotyczy dodawanych przez OCR faktur. Można ją ustawić w zależności od potrzeb księgowych jako datę dodania do systemu, datę sprzedaży na fakturze lub datę wystawienia. Każdą datę można edytować indywidualnie bezpośrednio na fakturze jeśli zajdzie taka potrzeba
- Odpowiedzialny księgowy > jest to lista użytkowników z firmy obecnie wybranej oraz firmy nadrzędnej. Przypisana osoba będzie otrzymywać powiadomienia mailowe kiedy pojawi się nowy dokument na liście faktur.
Jest możliwość wgrania Logo, przy tym, że nie przekracza ono 20kB. W przypadku niepowodzenia wgrywania pliku graficznego zaleca się skorzystanie z Kompresora (w wyszukiwarce wpisać: “kompresja obrazu”). Logo pojawi się na wystawionych fakturach oraz w panelu bocznym. Przy zmianie obsługiwanej firmy logo również ulegnie zmianie co ułatwia nawigację.
Zobacz podgląd z programu
Lista użytkowników
Aby dodać nowego użytkownika wpisz podstawowe dane: login, adres email oraz nadaj własne hasło (które użytkownik będzie mógł zmienić jeśli otrzyma takie uprawnienie). Hasło nadawane musi spełniać wyznaczone krytera, które pojawiają się pod polem “Hasło” (Co najmniej 8 znaków, w tym co najmniej 1 duża litera, 1 cyfra i 1 znak specjalny). Można od razu dodać uprawnienia lub dodać je później (patrz: Uprawnienia).
Po zatwierdzeniu przyciskiem “Dodaj” nowy użytkownik pojawia się na liście poniżej. Tutaj możemy dodawać/usuwać/edytować dane dostępu do systemu IRF poszczególnych użytkowników.
Uprawnienia
Użytkownik ma możliwość utworzenia paczki uprawnień, która określa jakie zasoby będą dostępne dla danych użytkowników i jaki zakres dostępnych akcji.
Aby dodać paczkę kliknij przycisk “+” Dodaj Uprawnienia – i podaj: Nazwę uprawnienia (obowiązkowe), Opis (opcjonalne) i wybierz do których modułów i funkcji dać dostęp.
W każdym momencie możemy zmieniać uprawnienia, nadawać czy usuwać dostęp i oraz edytować paczki uprawnień (pod warunkiem, że dany użytkownik ma do tego uprawnienie).
Zobacz podgląd z programu
PRZYKŁAD:
Nazwa: Młodszy Księgowy
Opis: Uprawnienia do podstawowej obsługi faktur.
Bez możliwości zatwierdzania i usuwania.
Uprawnienia: Lista Faktur -> Dodawanie, widok szczegółów, pokaż wszystkie faktury, edytowanie.
Zobacz podgląd z programu
!!!WAŻNE!!! Uprawnienia możemy dodawać i zmieniać nawet po dodaniu użytkownika: usunięcie krzyżykiem po prawej stronie, puste pole wypełnia się przez listę rozwijaną.
Zobacz podgląd z programu
Autonumeracja
Służy do tworzenia dowolnej liczby wzorów numeracji faktur według wybranego schematu. Aby dodać nowy wzór podaj: Nazwę, kod faktury, ustal kolejność formatu wzoru (Kod faktury, Numer faktury, Miesiąc i Rok). Na bieżąco możesz sprawdzać podgląd wzoru.
Dodane wzory autonumeracji widnieją pod tabelą. Klikając na nazwę autonumeracji mamy możliwość edycji (w tym zmiana następnego numeru faktury)
!!!WAŻNE!!! Po redagowaniu danych na już istniejącym wzorze zmiany zostaną zapisane po kliknięciu przycisku “Zapisz edycje wzoru”.
PRZYKŁAD
Nazwa: Sprzedaż magazyn
Kod faktury: FV MAG
Następny numer: 199
Kolejność: Kod/numer/miesiąc/rok
Podgląd: FV MAG/199/11/2019
Zobacz podgląd z programu
Procesy
Jest to wstępne działanie przy tworzeniu Projektów, Korespondencji, Repozytorium.
Istnieje możliwość utworzenia procesu. Można stworzyć konkretny proces pod dany projekt, korespondencję czy repozytorium jak i wiele uniwersalnych szablonów procesów. Użytkownik powinien wskazać typ procesu: Projekty, Korespondencja czy Repozytorium. Każdy proces składa się z etapów, które wyświetlają się w ustawieniach projektu.
Wraz z postępem projektu można uaktualniać etapy nadając im poziom wykonania oraz można na bieżąco przechodzić do kolejnych etapów.
Dodawanie planu i jego etapów:
Wpisz nazwę szablonu procesu→ określ typ procesu → dodaj etapy poprzez wpisanie nazwy etapu i kliknięcie w przycisk Dodaj etap → Zapisz dodane etapy
Etapy zapiszą się w formie szablonu, który będzie można wybrać podczas tworzenia konkretnego projektu, korespondenci.
Ustawienia skrzynki pocztowej
Użytkownik może dodać konto E-mail, które będzie zsynchronizowane ze skrzynką pocztową.
Metody płatności
Metody płatności pozwalają na wprowadzenie własnej metody płatności. Użytkownik wprowadza metodę płatności, później przy wypełnianiu danych finansowych informacja o metodzie płatności wybiera się z listy rozwijanej.
W tej zakładce wyświetlana jest Lista firm należących do firmy nadrzędnej (np. biuro rachunkowe -> Klienci lub Firma Główna -> oddziały), którymi zarządzamy.
Aby dodać nową firmę należy użyć przycisku “Dodaj nową firmę”. Wystarczy podać NIP i kliknąć w ikonę walizki, a pozostałe informacje zostaną automatycznie pobrane z bazy danych GUS lub VIES, które po pobraniu można edytować.
[UWAGA: W bazie nie mogą się powtarzać zapisy gdzie będą identyczne dane: akronim + nazwa + nip.]
Dane kontaktowe lub inne informacje możemy edytować przyciskiem “Edytuj”, po wprowadzeniu danych i kliknięciu przycisku “Zatwierdź” informacje będą zaktualizowane.
Również jest opcja usuwania firmy za pomocą przycisku “Usuń”, jednak spowoduje to usuniecie wszystkich danych, dokumentów oraz użytkowników przypisanych do firmy bez możliwości przywrócenia.
Zmiana hasła
W tej funkcji Użytkownik ma możliwość zmienić swoje aktualne hasło na nowe, po kliknięciu przycisku “Zapisz Dane” dane zostaną zaktualizowane. Nie ma możliwości zmiany hasła innemu użytkownikowi.
Miejsce projektu
Użytkownik wyznacza Miejsce, Dietę kwotowo oraz Walutę dla tego miejsca.
Na liście mamy możliwość edycji i usuwania ustalonej diety.
Użytkownik wprowadza rodzaj umów dla swoich pracowników, nazwa pojawia się na liście poniżej.
Użytkownik wprowadza typy umów, później przy wypełnianiu danych pracownika typ umowy wybiera się z listy rozwijanej.
Służą do wstępnego kategoryzowania i księgowania faktur.
W większości przypadków działanie nieobowiązkowe ale pomocne, automatyzujące część pracy księgowego.
Szablony
Szablon przypisywany jest poszczególnym dokumentom finansowym. Składa się z pozostałych parametrów np. kategorii, rejestru i opisów. Jedynie nazwa jest polem wymaganym.
Pełna księgowość – aby nadać fakturze określone konta należy wybrać je z list. Kolejne konta będą przyporządkowane do WN, MA, VAT. Jeśli w szablonie nie zostaną nadane wszystkie konta zostaną podłączone konta domyślne.
Księgowanie równoległe – kompatybilne z programem księgowym Symfonia.
Plan kont
Wykorzystywany do tworzenia szablonów przy pełnej księgowości. Nie dotyczy programu Optima.
Kategorie
Główny parametr wstępnego księgowania. Do zastosowania w przypadku korzystania z większości programów księgowych.
Rejestry
Wykorzystywane do tworzenia szablonów do programu Optima. Rejestr w szablonie przenosi się do nagłówka faktury w Optimie.
Opisy
Opisy przenoszą się razem z szablonem. Użytkownik może stworzyć własną listę dowolnych opisów.
Ładunki
Zawiera bazę ładunków wykorzystywanych we Frachtach oraz Trasach Zlecenia. Po kliknięciu przycisku Dodaj+ użytkownik może dodać ładunek wpisując nazwę oraz nieobligatoryjnie akronim. Ładunki można dodawać z poziomu ustawień lub Frachtów w Zleceniach oraz Trasy w Zleceniach
Adresy
Zawiera bazę Adresów wykorzystywanych w Trasie Zlecenia. Po wypełnieniu danych należy kliknąć przycisk Zapisz.
Rodzaje naczep
Rodzaj naczepy może definiować samą naczepę lub komplet/samochód/pojedynczy pojazd.
Zdarzenia
Zawiera listę utworzonych zdarzeń np. “Ładunek” i “Rozładunek” do Trasy.
