Korespondencja
Moduł Korespondencja był stworzony na potrzeby zarządzania i organizacji pracy biura.
Do czego służy?
Moduł pomaga prowadzić dziennik korespondencji, mieć pod kontrolą wszystkie listy przychodzące i wychodzące. Wraz z obiegiem i historią, elastycznymi schematami i etapami (które możesz dowolnie konfigurować) sprawia, że firma ma podgląd do własnego rozplanowanego, pracującego mechanizmu.
Schemat działania jest bardzo prosty: osoba przyjmująca list lub przesyłkę wprowadza Sygnaturę do IRF opisuje, nadaje proces i puszcza w obieg. Już nie ma szans, żeby zapomnieć lub zgubić list!
Wysłana korespondencja też jest ciągle pod nadzorem.
Jak działa?
Etap za etapem w przypadku korespondencji przychodzącej:
1. Kurier dostarcza korespondencje do firmy.
2. Osoba przyjmująca spisuje niezbędne informacje dotyczące przesyłki, czyli kontrahenta,
datę otrzymania, miejsce przechowywania itd.
3. Przypisuje i deleguje informacje do następnego etapu oraz osoby.
4. Informacja o przesyłce pojawi się na Panelu Głównym (Tablicy) osoby, do której przesyłka jest
wydelegowana. Ilość etapów jest dostosowana do indywidualnych potrzeb.*
5. Koniec! Korespondencja może trafić do archiwum!
Wszystkie informacje o przesyłce na każdym etapie znajdą się w historii korespondencji, więc nie ma szansy na ich zagubienie. Również optymalizuje to pracę osoby, która akurat czeka na dostarczenie potrzebnych dokumentów.
*W zależności od wielkości organizacji ilość etapów przekazywania ustała się indywidualnie dla każdej firmy oraz każdego rodzaju korespondencji.
Masz pytania?
Skontaktuj się z nami!