Kwarantanna dla dokumentacji przychodzącej
do biur w 2021
Minął już prawie rok odkąd nasza rzeczywistość uległa ogromnej zmianie. W życie weszły nowe zmiany związane z organizacją pracy urzędów, pracy w biurze oraz spędzania naszego czasu wolnego.
Firmy, które do tej pory bardzo niechętnie podchodziły do digitalizacji i pracy zdalnej, a musiały przejść na taki system – po prostu poznały nieznane. Zobaczyły, że „nie taki diabeł straszny” i doceniły to, co dzisiejsza technologia może nam zaoferować.
Jeżeli jesteś pracownikiem w biurze rachunkowym, zastanów się:
- Czy koniecznie musisz czekać na dokumenty, które przynosi osobiście Klient uraczając Cię przy okazji półgodzinną pogaduszką? Oczywiście jest to miłe ale nie zawsze masz na to czas. W końcu inni Klienci też czekają.
- Czy za każdym razem kiedy Klient poprosi Cię o wyszukanie faktury sprzed kilku miesięcy, bo chce reklamować słuchawki, musisz przekopywać stosy segregatorów? Nie lepiej gdyby sam sobie ją odszukał w dowolnym czasie i miejscu, wpisując w wyszukiwarce odpowiednie frazy?
- Czy nie łatwiej pozwolić technologii wykonać za Ciebie powtarzające się czynności? Po co wprowadzać setki niemal identycznych faktur, różniących się tylko zawartością skoro może to za Ciebie zrobić system?
- Czy nie lepiej zrzucić pamiętanie o ważnych terminach i wydarzeniach na niezawodny system, który „nie zapomni”, bo - po prostu po ludzku - nie będzie przemęczony nadmiarem pracy?
To tylko przykłady. Tak naprawdę wiele z codziennych czynności można zautomatyzować.
Dodatkowo aktualnie pojawił się problem: korespondencja nadchodząca od klientów ma być poddana kilkudniowej kwarantannie w związku ze stanem epidemii. Przez to niesamowicie wydłuża się czas pracy każdego pracownika biurowego, w tym księgowych. A Klienci czekają.
Zasady bezpieczeństwa pracy związane z epidemią zmieniły też szybkość pracy biur, czyli: dezynfekcja dostarczonych dokumentów i listów w rękawiczkach ochronnych i maseczkach, kwarantanna tych dokumentów, czyli przechowywanie w osobnym pomieszczeniu przez określony czas (np. 24 godziny) i dostęp do dokumentów fizycznych dopiero po jego upływie.
Technologie w czasie epidemii i po.
Jaka by była alternatywa przekazania dokumentacji w sposób bezpieczny? Rozwiązaniem jest digitalizacja i prowadzenie z pełnym obiegiem dokumentacji w wersji elektronicznej!
Ważne jest aby wybrać najlepiej dopasowane rozwiązanie do indywidualnych potrzeb i wdrożyć go w dogodnym czasie.
Praca zdalna i cyfryzacja to nie zło konieczne, aby uchronić się od wirusa – to przyszłość, to bezpieczeństwo rozumiane na wiele sposobów, to codzienne ułatwienia i więcej czasu na rozwój osobisty czy też odpoczynek. Idźmy z duchem czasu nie dlatego, że musimy ale dlatego, że widzimy w tym potencjał i szansę na rozwój.
Warto na spokojnie się rozejrzeć i wybrać produkt, który spełnia oczekiwania, i co też ważne – firmę która stale go rozwija, jest otwarta na Klienta, i z którą po prostu dobrze się rozmawia. Bo produkt tworzą wszyscy – również osoby, które z niego korzystają. Nie twierdzimy, że jesteśmy najlepsi na rynku, bo nikt nie jest idealny. Ważne, że nasze rozwiązanie może być najlepsze akurat dla Ciebie.
Warto na spokojnie się rozejrzeć i wybrać produkt, który spełnia oczekiwania, i co też ważne – firmę która stale go rozwija, jest otwarta na Klienta, i z którą po prostu dobrze się rozmawia. Bo produkt tworzą wszyscy – również osoby, które z niego korzystają. Nie twierdzimy, że jesteśmy najlepsi na rynku, bo nikt nie jest idealny. Ważne, że nasze rozwiązanie może być najlepsze akurat dla Ciebie.
CZAS TO PIENIĄDZ
DOBRZE ZAINWESTOWANY, SZYBKO SIĘ POMNAŻA
Czym jest System IRF w skrócie?
To intuicyjne narzędzie przeznaczone dla biur rachunkowych oraz dużych i małych przedsiębiorstw, które szanują swój czas i lubią porządek.
System eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania faktur
i jednocześnie sprawdza ich poprawność pod względem merytorycznym.
Pilnuje terminów, wydarzeń, nadzoruje planowanie prac,
gromadzi wszelką dokumentację.
Jest narzędziem, dzięki któremu firma może stać się lepiej funkcjonującą organizacją, gdzie każda sprawa jest dobrze zaplanowana i sprawia, że firma staje się krok po kroku coraz lepiej rozplanowanym, pracującym mechanizmem.